PROCESŲ ROBOTIZAVIMAS

 
Robotic Process Automation (RPA) yra technologija, kuria naudojantis suprogramuojama programa („robotas“) atkartojanti žmogaus veiksmus atliekamus kompiuteriu ir taip automatizuojanti konkretų procesą.
 
RPA technologija jau išbandyta visame pasaulyje bei pritaikoma Lietuvoje - RPA virtualius robotus naudoja įvairios organizacijos.
 
Registrų centro RPA komandos suprogramuoti robotai leidžia sumažinti nuobodžių, monotoniškų ir darbuotojų nemėgstamų procesų kiekį, taip atlaisvinant kolegų laiką naujoms iniciatyvoms, įdomesniam ir daugiau pridėtinės vertės bei pasitenkinimo kuriančiam darbui.
 

SKAIČIAI IR FAKTAI

• RPA komanda Registrų centre pradėta formuoti 2020 metais
• Per 2023 m. RPA pagalba įmonėje buvo sutaupyta 90.000 darbuotojų valandų
• RPA komandą sudaro 9 specialistai
• Vidutinis robotizuotas procesas Registrų centre sutaupo 1,23 etato
• RPA robotų kūrimui įmonėje naudojama viena pažangiausių RPA platformų „UiPath“ 

 

RPA TECHNOLOGIJA SUKURTŲ ROBOTŲ NAUDA 

• 24/7. Robotai nepavargsta, neatostogauja ir neserga, todėl darbuotojams yra pasirengę padėti visą parą
• Išplečiamumas. Sukūrus robotą ir taip automatizavus vieną procesą, galima lengvai kopijuoti sukurtą robotą ir didinti darbo jėgą. Taip pat, automatizuojant procesą galima kopijuoti kito automatizuoto proceso panašias dalis ir taip pagreitinti roboto sukūrimą
• Nepriklausomumas. Norint susikurti robotą ir automatizuoti vieną savo procesų nereikia derintis su procese naudojamų IT sistemų kūrėjais, nes robotas tiesiog atkartoja žmogaus veiksmus kompiuteryje
• Nedaro klaidų. Robotas atlieka tik jam nurodytus veiksmus kompiuteriu ir dirba tik pagal griežtą veiksmų seką ir reikalavimus 
• Auditas. Kiekvienas roboto atliktas veiksmas gali būti stebimas roboto kompiuterio ekrane, reguliariai įrašytas į pagal poreikius sukurtą ataskaitą
• Laiko atlaisvinimas. Robotams patikimi monotoniški, nuobodūs, paprasti ir net erzinantys procesai, kurių atsisakius darbuotojai gali skirti daugiau laiko gilesnio susikaupimo ir kūrybiškumo reikalaujantiems darbams, idėjoms.  

 

AUTOMATIZUOTŲ PROCESŲ PAVYZDŽIAI

Klientų prašymų paskirstymas darbuotojams 

Notarai registruoja savo prašymus, kurie klientų aptarnavimo centro darbuotojams pateikiami specialioje sistemoje, kurioje juos reikia išdalinti (priskirti) Nekilnojamojo turto registro specialistams vykdymui.
 
Robotas prisijungia prie sistemos, suranda aktualius klientų prašymus, įeina į kiekvieną jų patikrinti ar prašyme išvardintos paslaugos sutampa su robotui iš anksto nurodytu paslaugų sąrašų Excel tipo dokumente. Jei paslaugos nesutampa - tikrinamas kitas prašymas. Jei sutampa - atidaromas (nuolatos vadovų atnaujinamas) vienos iš 10 komandų darbuotojų sąrašas Excel dokumente. Prašymas priskiriamas vienam iš aktualios komandos darbuotojų.
 
Elektroninių laiškų tvarkymas
 
Klientai siunčia savo prašymus elektroniniu paštu į roboto prižiūrimą pašto dėžutę, prie laiško prisegę „.adoc“ formato dokumentą.
 
Robotas patikrina pašto dėžutėje esančius laiškus, atsirenka tuos, kurie turi aktualaus formato priedus. Tada paeiliui tikrina ar prieduose esanti Excel dokumento forma yra užpildyta tinkamai. Jei užpildyta netinkamai - robotas perkelia laišką į atskirą Outlook aplanką, kuriame esančius prašymus nagrinėja žmonės. Jei forma užpildyta tinkamai - robotas užregistruoja dokumentą sistemoje, priskiria atsakingą darbuotoją, užregistruoja prašymą tam skirtoje sistemoje ir persiunčia elektroninį laišką.
 
Dokumentų registravimas
 
Robotas įdiegiamas į darbuotojo kompiuterį. Dešiniame ekrano kampe atsiradusi piktograma gali būti aktyvuota ir akimirksniu paleistas robotas, kuris patikrina ar jam skirtame aplanke darbuotojas yra įdėjęs naują dokumentą. Robotas patikrina dokumento formatą, jei formatas tinkamas - automatiškai įkelia dokumentą į sistemą, išsaugo darbinę dokumento kopiją visai komandai prieinamame aplanke, kitiems numatytiems veiksmams atlikti ir užregistruoja tam skirtoje sistemoje.
 
Baigęs užduotį robotas ištrina pirminį dokumentą ir akimirksniu išsijungia, laukia naujos komandos iš darbuotojo bei netrukdo skirti laiką kitiems darbams.
 

GERŲJŲ RPA PRAKTIKŲ DALINIMASIS 

Registrų centro RPA komanda siekia nuolatos tobulėti ir kurti pažangiausius RPA robotus, todėl kviečiame RPA specialistus iš kitų viešojo sektoriaus organizacijų susipažinti, užduoti klausimus ir pasidalinti savo pasiekimais bei iššūkiais.
 
Mūsų kontaktai: rpasprendimai@registrucentras.lt